Stop met nutteloze congressen
Mijn vorige nieuwsbrief heeft veel losgemaakt. Ik ben letterlijk overspoeld met appjes, DM’s en berichten. Meer dan 20.000 mensen hebben de nieuwsbrief gelezen. Dat was een record!
In de vorige nieuwsbrief zette ik uiteen wat nu de echte redenen zijn voor opdrachtgevers om sprekers te boeken. Veel sprekers denken dat opdrachtgevers zoeken naar inspirerende en motiverende sprekers, terwijl bedrijven vaak om heel andere redenen sprekers boeken. Mocht je de nieuwsbrief nog niet gelezen hebben, doe dat dan eerst!
Ik heb al meer dan 24 jaar een sprekersbureau en 12 jaar een evenementenbureau en weet inmiddels wel waarom opdrachtgevers sprekers boeken. Maar dat zou ik graag anders zien! Daar zouden zowel de opdrachtgevers, de sprekers maar vooral het publiek erg mee geholpen zijn. Dus deze is voor iedereen die de congresmarkt naar een hoger niveau wil tillen. Voel je dus vrij om deze nieuwsbrief naar alle opdrachtgevers en congresorganisatoren door te sturen. Want dit is waar onze markt eigenlijk over zou moeten gaan!
Waarom?
Alles begint altijd met: waarom? Als je deze vraag stelt aan opdrachtgevers, krijg je altijd even een paar seconden stilte aan de andere kant van de lijn, gevolgd door een lange ‘euhhh’. En dan iets vaags als: “Ja, we doen het elk jaar” of “De directeur leek het een goed idee”, of misschien nog wel erger: “We hebben dit jaar zo weinig laten horen, dus vandaar.” Lieve opdrachtgevers van Nederland, stop met evenementen organiseren omdat het lijkt te moeten. Een event organiseer je alleen met een heel duidelijk doel voor ogen. Als dit doel niet helder is, dan zal het gehele event op losse schroeven staan. Dan klopt de uitnodiging niet, je hebt mensen in de zaal waar je niks aan hebt omdat je met een verkeerde propositie verkeerd mensen aantrekt, de sprekers kloppen niet en mensen zijn zoals vaak op events verveeld en gaan naar huis zonder enig ander resultaat dan een kater de volgende dag. Zonde van de tijd, energie en kosten.
Wat is nu daadwerkelijk een goed doel voor een evenement? Het is enorm belangrijk om dit doel heel helder te formuleren. Dan maak je het voor iedereen die aan een event moet meewerken een stuk eenvoudiger. Zie het als het fundament van een event. Als het fundament scheef ligt, zal het gebouw snel omvallen of instabiel aanvoelen. Waarom moeten 200 mensen die dag de auto instappen naar jullie event? Wat is het echte doel? Welk probleem moet het congres oplossen? Dit hoeft echt geen hogere wiskunde te zijn, maar is wel essentieel. En we vinden dat voor heel veel facetten van het bedrijfsleven enorm logisch, alleen voor evenementen vergeten we dat te vaak. Why? Nou precies: waarom! Waarom organiseer je dit event nu echt?
Doelstellingen
Pas zodra je hebt bepaald waarom je een evenement, congres, seminar of conferentie gaat organiseren, kun je beginnen met het bepalen van doelstellingen. Alleen dan kun je achteraf bepalen in hoeverre deze behaald zijn en dus of je evenement geslaagd is. Bepaal zo concreet mogelijke doelstellingen. Hoe concreter, hoe beter ze meetbaar zijn. Leg ook vast in deze fase hoe je de doelstellingen en resultaten gaat meten. Op basis van sales, bezoekersreviews, data, bezoekersaantallen, omzet etc. Je hebt tegenwoordig geweldige tools om dit goed in te richten. Is je CFO ook blij mee. Want die loopt toch altijd het meest te zeuren (en terecht) of het evenement wel echt zin heeft. Met cijfers krijg je hem of haar altijd mee!
Maak je gastenlijst
Zoveel mogelijk toch? Dat is wel de sfeer bij veel evenementen. Als de zaal maar vol zit toch? Als het maar druk lijkt? Dan lijken we zo succesvol. Dat krijg je met vage doelstellingen. Als je in stap 1 een helder doel hebt bepaald, dan kun je ook veel selectiever zijn in je gastenbeleid. En dat is zo fijn! Waarom? Niks zo vervelend als bezoeker zijn op een event waar je helemaal niks te zoeken hebt. Dus nodig alleen je relaties of medewerkers uit die aansluiten bij je doel. Fijn hè, zo’n concrete doelstelling?
Bepaal je dagvoorzitter
Hé wacht, nu al? Dat doen we toch altijd als laatste? Precies. De grootste fout die elke organisator maakt. De dagvoorzitter kun je namelijk nu al bepalen. Hoezo? Omdat je je doelstellingen en je doelgroep hebt bepaald. Dus heel eenvoudig om nu door een sprekersbureau de juiste dagvoorzitter hierbij te zoeken. Want daar komt die weer: je hebt een duidelijk doel en dat maakt het voor een bureau zo veel makkelijker om een geschikte persoon te vinden. In plaats van al die vage aanvragen van bedrijven die geen idee hebben waarom ze een event organiseren.
Maar waarom nu al de dagvoorzitter? Die geef je toch een paar kaartjes en dan doet die zijn ding? Neeheeeeee lieve opdrachtgevers. Een goede dagvoorzitter heeft al honderden events gedaan. Niemand heeft zoveel kennis over het bepalen van de juiste vorm van je evenement als een goede dagvoorzitter. Betrek deze dus zo snel mogelijk in het proces. Elke dagvoorzitter wil dit! Meedenken in werkvormen en hoe zij kunnen helpen bij het vormgeven en bereiken van jouw doelen. Niet zoals nu instappen in een concept dat veelal geen concreet doel heeft en vanaf dat moment de scherven opruimen en zorgen dat de mensen nog een beetje een leuke dag hebben. Dus luister nou naar meneer de Vries. Schakel die dagvoorzitters eerder in.
En alsjeblieft, maak niet klassieke de fout om de directeur of ‘de ik hoor mezelf zo graag salesmanager’ het event te laten presenteren. Dagvoorzitterschap is een vak! Punt!
Schakel een goed evenementenbureau in
In Nederland zijn enorm veel goede evenementenbureaus met jarenlange ervaring. Bij schilderwerk twijfelt nooit een bedrijf om een schilder te bellen. Maar bij het organiseren van evenementen krijgt zo vaak het personeel zelf de taak het event te organiseren naast alle dagelijkse bezigheden. Hou daar eens mee op. Ben je echt serieus met je doelstelling, dan hoort hier een professioneel bureau bij. Want een bureau bewaakt niet alleen je productie, maar ook je kernwaarden en doelstellingen.
Selecteer en betrek de sprekers
In deze fase is het tijd om te bepalen welke sprekers passen bij je doelgroep, budget en doelstellingen. Zolang je duidelijk hebt omschreven wat je doelen zijn en wie je doelgroep is, is het selecteren van sprekers niet heel ingewikkeld. Toch doen veel bedrijven maar wat. “Ach ja, de directeur vindt die spreker zo leuk”, of “wij denken dat onze mensen wel wat inspiratie kunnen gebruiken”. Of erger, en dit horen we vaak: “doe maar een vrouw, die hebben we nog nodig voor de diversiteit”. Als je congres of evenement gebaseerd is op aannames, kan al snel alles instorten. Dan krijg je sprekers op je evenement die helemaal niet aansluiten bij je publiek of de boodschap die je wilt overbrengen. En dan wordt het een klassieker: “We heffen het glas, doen een plas en alles blijft zoals het was.”
Bepaal de vorm en het concept
Nu je het plan compleet hebt en je team met dagvoorzitter en bureau kunt samenstellen, kun je gaan nadenken over de vorm. Wat, nu pas? Ja, daar beginnen we altijd mee. Dat is ook waarom zoveel evenementen nergens over gaan en geen enkel doel dienen. Pas nadat je al deze stappen hebt doorlopen, ga je aan tafel met het bureau, de dagvoorzitter en de sprekers. Je zult verbaasd staan over het geweldige concept dat ontstaat wanneer je iedereen erbij betrekt. Iets wat je zelf nooit had kunnen bedenken. Bepaal hier samen met de dagvoorzitter en het bureau hoe de werkvormen aansluiten bij de doelstellingen en je doelgroep, en je hebt vuurwerk! Een evenement met alleen maar relevante bezoekers, met creatieve en energiegevende spelvormen, een dagvoorzitter die volledig is ingevoerd in jullie bedrijf en materie, en sprekers die gemotiveerder zijn dan ooit omdat ze echt van toegevoegde waarde zijn en niet weer hun standaardpraatje hoeven af te draaien.
Wauw! Inmiddels volgen meer dan 5000 mensen deze nieuwsbrief. Ik ben deze nieuwsbrief begonnen uit passie voor dit vak. Wat fijn om te zien dat zoveel van jullie baat hebben bij deze nieuwsbrief. Volg ons ook op LinkedIn: Sprekersbureau Quality Bookings en Eventbureau.nl BV. Er nog een heel bepekt aantal kaarten voor de masterclass op 29 mei The Future of Professional Speaking. Ik verwacht de aankomende week te gaan uitverkopen.
Bekijk alle artikelen
